Сформированные личные дела уволенных

Личные дела уволенных сотрудников порядок формирования

Срок хранения личных дел работников обычно не превышает 75 лет, для руководителей он может быть увеличен. На кого оформлять ЛД В обязательном порядке личные дела ведут на тех, кто занят на государственной гражданской службе. Этого требует законодательство РФ.

Предприниматели же могут регламентировать этот вопрос локальными нормативными актами. А это значит, что сотрудники отдела кадров могут заводить личные дела только на основных работников. Кандидат на вакансию направляет работодателю свое резюме, а потом, когда принято решение о заключении с ним трудового договора, пишет заявление и заполняет анкету (обязательно только для госслужащих, остальным фирмам можно без этого обойтись).

Личное дело работника

При оформлении дел сотрудников, необходимо помнить, что на обложке личного дела (образец которой вы можете найти по этой ссылке) обязательно должны присутствовать следующая информация:

• В качестве заголовка личного дела используются фамилия, имя и отчество определенного сотрудника, которые должны быть написаны в именительном падеже.
• Документы дела могут содержать разные варианты написания фамилии, имени или отчества сотрудника. Если это так, то данный факт необходимо зафиксировать в заголовке личного дела. Для этого обычно используют скобки, например:

Бартеньева Наталья (Наталия) Сергеевна,

Кривошей (Маслова) Мария Викторовна.

• Если документ формируется в составе общего дела, то наименование заголовка также должно содержать фамилии сотрудников, личные дела которых включаются в текущий том, например:

Личные сотрудников, уволенных в 2013 году, «К»-«Р»

• В соответствии с нормативными актами крайние даты должны быть теми же, что и в приказах о поступлении или же увольнении с работы. Однако в некоторых компаниях крайние даты устанавливают в соответствии с фактическими датами поступления и увольнения с работы, хотя такой вариант и не вполне корректен.
• дело может содержать документы, которые датируются более ранними датами, нежели приказ о приеме сотрудника на работу, однако этот факт не учитывают при установке крайних дат для дел работников.
• Срок хранения личных дел сотрудников составляет 75 лет ЭПК, для руководителей – бессрочно, в соответствии со ст.656 Типового перечня – 2010 года. Когда дело оформляется для архивного хранения, то номер статьи не переносят на его обложку, а лишь проставляют срок хранения данного документа.

  Срок хранения не имеет никакого отношения к возрасту сотрудника, его отсчет начинается с момента увольнения.

• Количество листов в деле должно быть зафиксировано.

Правила формирования и оформления личного дела сотрудника

В государственные архивы поступают только документы с постоянным сроком хранения, документы до 10 лет хранения остаются в организации или поступают в ведомственный архив организации (архив организации).

Основное требование к формированию дел — это группировка в отдельные дела документов постоянного и временного хранения. Лишь в исключительных случаях документы разных сроков хранения, но связанные с рассмотрением одного вопроса, помещают в одну папку, но после принятия решения и окончания дела документы переформируются.

Документы формируются в за 1 календарный год.

Документы для личного дела работника и его формирование

Реже обеспечиваются личными делами должности, для которых не предусмотрены образовательные, квалификационные или другие специальные требования, например, уборщица, вахтер, дворник и т.п.

Как правило, впервые личное дело заводится на сотрудника после подписания приказа о его трудоустройстве и его ознакомления с этим приказом.

Корректное оформление личных дел существенно облегчает работу с кадровой документацией. Практика выработала ряд рекомендаций относительно эффективного формирования личных дел: Документы собираются под одной обложкой, чаще всего это папка, реже просто файл или скоросшиватель.