Как правильно подшивать входящие документы

Как правильно подшивать входящие документы

Как правильно сшивать документы

При этом лист необходимо будет заверить надписью «Исправленному верить», поставить подпись ответственного лица и скрепить печатью. Основные требования, предъявляемые к секретарю делопроизводителю, расписаны в предложенной инструкции.

Последовательное и безошибочное заполнение журнала регистрации трудовых договоров приведено в данной статье.

Приготовить следующие инструменты и материалы :

Как правильно сшивать документы в папки в организациях: правила и советы

Деловые бумаги, которые подлежат длительному хранению в архивах, должны иметь твердую обложку. Для того, чтобы просверлить бумажный блок применяется высокопроизводительная бумагосверлильная машина. Судебные инстанции при проведении данной процедуры требуют использования обложек, материалом производства которых является тонкий мелованный картон.

Обложка при этом должна перегибаться пополам и накрывать документацию только с одной стороны.

Для сшивания важных юридически значимых очень часто применяются специальные металлические колечки.

Сквозь них продевается тонкая лента из атласа, которая имеет фигурную наклейку.

Прошивка документов может осуществляться разнообразными способами.

Как правильно сшивать документы: общепринятые правила и практические советы

Обеспечить нормальное хранение и эксплуатацию архива можно только в том случае, если документы правильно подшиты.

Как это сделать? Разбираемся в вопросе.

Надо сказать, что единой инструкции по прошивке документов на сегодняшний день нет. Но при этом существует ряд нормативных актов, которые регулируют порядок ведения различной документации, в том числе и сшивание дел.

Стоит отметить, что прошивать нужно все документы, объем которых больше одного листа.

Подшивая документы, стоит позаботиться о правильной картонной обложке для каждого дела. Обложки могут быть:

Обложки из твердого картона используют в тех случаях, когда нужно сшить документы, предназначенные для длительного хранения (от двадцати пяти лет).

А для сдачи в государственные архивы применяют обложки из бескислотного картона.

Каждый отдельно прошитый комплект документов обязательно снабжается описью, которая должна содержать определенную информацию, а именно:

Опись не подлежит нумерации и может иметь следующий вид:

Закрытое акционерное общество

Итого ______________________________________________ документов.

Делопроизводитель ____________________ Петрова А.И.

При нумерации листов следует помнить несколько правил:

+7 (812) 309-82-63 (Санкт-Петербург)

Как грамотно прошить документы перед сдачей в архив или в налоговую

Рассмотрим основные принципы правильного сшивания различных документов.

Перед самой прошивкой документов следует подумать о картонной обложке для каждой папки. Они бывают:

На обложке проставляются данные:

  • Название организации.
  • Наименование подразделения организации (например, отдел кадров).
  • Индекс дела.
  • Заголовок дела.
  • Срок хранения.
  • Номер тома.
  • Количество листов в подшивке.
  • Дата составления подшивки.

Каждый комплект документов снабжается описью.

В ней содержится информация:

При нумерации опись не учитывается. Опись может быть подшита в общую папку, может быть вклеена в обложку или храниться отдельно.

Но делопроизводители предпочитают ее все-таки прошивать: выше вероятность ее сохранности.

Нумерация проставляется арабскими цифрами (в редких случаях – римскими), по возрастанию.